Kære kunde
Foranlediget af EU persondataforordningens ikrafttræden 25. maj 2018,
sender vi dig denne mail omhandlende behandling af personoplysninger hos Klinik
for mindre husdyr på Ringe Dyrehospital
1. Indledende bemærkninger
1.1 Formål
1.1.1. Hos Klinik for mindre husdyr på Ringe Dyrehospital vil vi
løbende komme til elektronisk og på anden systematisk måde at behandle
forskellige persondata om dig i forbindelse med, at du er kunde hos os. Det er
nødvendigt for, at du kan blive kunde hos os, således at vi kan behandle dine
dyr. Vi er i den forbindelse forpligtet til at orientere dig om, hvilke
oplysninger om dig vi indhenter, registrerer, videregiver eller i øvrigt
behandler.
1.1.2. Det overordnede formål med behandlingen af dine oplysninger er at kunne
foretage den administration, der er knyttet til konsultationer/behandling for
dit/dine dyr, dvs. aftaleindgåelsen, behandlingsprocessens opstart, forløb og
afslutning, herunder i relation til ydelser mv., du har ret til, samt de
forpligtelser, du er underlagt.
1.2 Dataansvar og kontraktoplysninger
1.2.1. Klinik for mindre husdyr på Ringe Dyrehospital er dataansvarlig for
de oplysninger, der behandles af os, og har således i henhold til
databeskyttelseslovgivningen ansvaret for, at dine personoplysninger behandles
lovligt.
1.2.2. For alle de nævnte personoplysninger gælder, at de behandles i
overensstemmelse med de retningslinjer og rammer, databeskyttelseslovgivningen
samt evt. øvrig lovgivning sætter herfor.
1.2.3. Dette indebærer bl.a., at du til enhver tid kan rette henvendelse til
Klinik for mindre husdyr, Ringe Dyrehospital, Gørtlervej 5, 5750 Ringe, tlf
62621760, mail: kontakt@dyrlaegen.dk, hvis du har spørgsmål til vores
behandling af dine personoplysninger, eller hvis du ønsker at gøre dine
rettigheder gældende i henhold til databeskyttelseslovgivningen.
2. Behandling af persondata
2.1 Kundekartotek
2.1.1. Når du kontakter os, opretter vi en journal på dig og dit/dine dyr i
vort kundekartotek (elektroniske it-system). Her registrerer vi en række
forskellige personoplysninger, der som udgangspunkt stammer fra dig selv.
2.1.2. Vi registrerer bl.a. identifikationsnummer på dit/dine dyr og ejers
kontaktoplysninger, herunder ejers navn, privatadresse, privat- og
arbejdstelefonnummer, e-mailadresse samt cpr.nr. ved behov.
Herudover registreres løbende journaloplysninger om dit/dine dyr. Endelig
registreres oplysninger om andre særlige forhold som fx forsikringer, aftaler
om kredit, sundhedsordninger og aftaler om andre betalere.
2.1.3. Oplysningerne i systemet kan vi evt. samkøre med oplysninger om andre
kunder, fx for at lave forskellige former for statistikker og opgørelser til
intern brug samt ved påkrav fra offentlige myndigheder.
2.1.4. Retsgrundlaget for behandlingen følger i udgangspunktet af
persondatalovens § 6, stk. 1, nr. 2 (pr. 25. maj 2018
databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1), litra b).
2.2 Røntgen- og scanningsbilleder
2.2.1. Når der tages røntgen- og scanningsbilleder, registrerer vi i den
forbindelse dit navn samt identifikationsoplysninger om dit/dine dyr.
2.2.2. Retsgrundlaget for behandlingen følger i udgangspunktet af
persondatalovens § 6, stk. 1, nr. 2 (pr. 25. maj 2018
databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1), litra b.
2.3 Ordinering, indberetning samt fortegnelser over receptpligtige
lægemidler
2.3.1. Veterinære recepter indeholder dine personoplysninger som dit navn og
adresse. Det er fastsat ved lov, hvilke oplysninger, herunder
personoplysninger, en veterinær recept skal indeholde for, at et apotek må godkende
den udstedte veterinære recept, og du som kunde kan få udleveret den ordinerede
medicin til dit/dine dyr. Veterinære recepter er hjemlet i bekendtgørelse om
recepter og dosisdispensering af lægemidler.
2.3.3. Retsgrundlaget for behandlingen følger i udgangspunktet af
persondatalovens § 6, stk. 1, nr. 3 (pr. 25. maj 2018
databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1), litra c).
2.4 E-mails
2.4.1 Vi logger centralt de e-mails, der bliver sendt fra dig til Klinik for
mindre husdyr på Ringe Dyrehospital og sendt fra Klinik for mindre husdyr til
dig. Det vil sige, at vi registrerer, hvem e-mailen er fra, at den er sendt til
eller fra dig, hvornår e-mailen er sent og modtaget. Indholdet af de e-mails,
som du modtager og sender til Klinik for mindre husdyr, vil som udgangspunkt
blive journaliseret på dit/dine dyrs elektroniske journal.
2.4.2. Som kunde hos Klinik for mindre husdyr på Ringe Dyrehospital vil du –
hvis du samtykker dertil – modtage remindere på behandlinger, som er aftalt,
eller behandlinger, der bør gentages inden for en fastsat dato som fx
revaccination.
2.4.3. Retsgrundlaget for behandlingen følger i udgangspunktet af
persondatalovens § 6, stk. 1, nr. 2 (pr. 25. maj 2018
databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1), litra b).
2.5 Kalendersystem
2.5.1. I vores elektroniske kalender registrerer vi de aftaler, vi har med
kunden. Vi anfører i den forbindelse dit navn og eventuelt
identifikationsoplysninger på dit/dine dyr.
2.5.2. Retsgrundlaget for behandlingen følger i udgangspunktet af persondatalovens
§ 6, stk. 1, nr. 2 (pr. 25. maj 2018 databeskyttelsesforordningens artikel 6
(1), litra b).
2.6 Laboratorieprøver samt -svar
2.6.1. Såfremt der udtages prøver på dit/dine dyr, laves biokemi eller
andre undersøgelser på blod samt parasitundersøgelser på fæces, vil Klinik for
mindre husdyr på Ringe Dyrehospital selv kunne dyrke/udrede svar på nogle af
prøverne. Såfremt Klinik for mindre husdyr ikke har udstyret til at udrede
prøvesvaret på en udtaget prøve, vil prøven blive sendt til eksternt laboratorium
i Danmark, EU/EØS lande samt eventuelt lande uden for EU/EØS. Når prøven
sendes, og svar herpå modtages, vil denne indeholde personoplysninger på dig,
som dit navn samt identifikationsnummer på din/dine dyr. Dine
personoplysninger vil blive behandlet, jf. denne skrivelses pkt. 3.2.
2.6.2. Retsgrundlaget for behandlingen følger i udgangspunktet af
persondatalovens § 6, stk. 1, nr. 2 (pr. 25. maj 2018
databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1), litra b).
2.7. Registrering af dyr i registre
2.7.1. Registrering af hunde i Det Danske Hunderegister
Du har, jf. bekendtgørelse af lov om hunde (hundeloven), pligt til at lade
din hund registrere i Det Danske Hunderegister samt omregistrere din hund,
såfremt du sælger den, ligesom du skal give meddelelse til Det Danske
Hunderegister ved din hunds død. Såfremt du indgår aftale med Klinik for mindre
husdyr på Ringe Dyrehospital om, at vi på dine vegne registrerer din hund i Det
Danske Hunderegister, da sender vi personoplysninger på dig samt identifikationsoplysninger
på din hund til Det Danske Hunderegister.
2.7.2. Registrering af katte
Det er ikke lovpligtigt i Danmark at lade sin kat registrere. Såfremt du
ønsker din kat registreret i fx Det Danske Katteregister, og indgår du aftale
med Klinik for mindre husdyr om, at vi på dine vegne registrerer din kat i Det
Danske Katteregister, da sender vi personoplysninger på dig samt
identifikationsoplysninger på din kat til Det Danske Katteregister.
2.7.5. Retsgrundlag
Retsgrundlaget for behandlingen følger i udgangspunktet af persondatalovens §
6, stk. 1, nr. 2 (pr. 25. maj 2018 databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1),
litra b).
2.8 Betaling
2.8.1. Vores system til håndtering af betaling er samkørt med
kundekartoteket, hvorfor behandling af dine personoplysninger sker jf. denne
skrivelses pkt. 2.1.
2.8.2. Såfremt kreditaftale indgås mellem dig som kunde og Klinik for mindre
husdyr på Ringe Dyrehospital, vil dette som udgangspunkt kun være muligt,
såfremt du afgiver dit cpr.nr. Samtykkeerklæring til behandling af cpr.nr.
udfyldes og underskrives af kunden, inden kreditaftale indgås.
2.8.3. Retsgrundlaget for behandlingen følger i udgangspunktet af
persondatalovens § 6, stk. 1, nr. 1-2 (pr. 25. maj 2018
databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1), litra a-b).
3. Opbevaring, overførsel og videregivelse mv.
3.1. Opbevaring af persondata
3.1.1. Oplysningerne om dig opbevares på virksomhedens adresse.
3.1.2. Visse oplysninger opbevares tillige hos vores databehandlere i
forbindelse med de drifts- og it-sikkerhedsmæssige opgaver (som fx ekstern
hosting af it-programmer, softwarebackup mv.), vi får løst eksternt. Opbevaring
af oplysningerne hos eksterne samarbejdspartnere (vores databehandlere) er
undergivet de danske databeskyttelsesregler, og der er indgået
databehandleraftaler med databehandlere, der skal sikre, at dine oplysninger
bl.a. ikke kommer uvedkommende i hænde.
3.1.3. Dine personoplysninger kan også overlades til vores advokater
eller revisorer til brug for løsningen af en konkret opgave. Det kan fx være,
hvis Klinik for mindre husdyr på Ringe Dyrehospital har brugt juridisk eller
revisionsmæssig bistand i en sag, hvor du er involveret, og hvor de relevante
personoplysninger derfor skal bruges af vores revisor eller advokat.
3.2. Overførsel til tredjelande
3.2.1. Visse af dine data kan blive overført til lande beliggende uden for
EU/EØS. Dette skyldes, at vores databehandler/databehandlere i fremtiden kan
være beliggende uden for EU/EØS
3.2.2. Overførsel af dine personoplysninger til samarbejdsparter uden for
EU/EØS vil ske på baggrund af EU’s standardkontrakter om overførsel af
personoplysninger til tredjelande, der derved garanterer et tilstrækkeligt
beskyttelsesniveau.
3.3. Videregivelse
3.3.1. I forbindelse med bl.a. refusion fra forsikringsselskaber, refusion
fra kommuner og videregivelse af journalmateriale, herunder røntgenbilleder og
prøvesvar til anden dyrlæge i forbindelse med henvisning til bl.a. specialist,
eller kundens ønske om skift til anden dyrlæge, videregives epikriser eller
kundens journal, jf. Den Danske Dyrlægeforenings Etiske kodeks til relevante
offentlige myndigheder og private virksomheder som beskrevet ovenfor i denne
skrivelse. Materialet vil indeholde personoplysninger om dig samt
identifikationsoplysninger om dit/dine dyr.
Derudover kan Klinik for mindre husdyr på Ringe Dyrehospital videregive
personoplysninger om dig og dit/dine dyr til vores forsikringsselskab eller
andre forsikringsselskaber, hvis dette er relevant og nødvendigt til brug for
deres behandling af anmeldte skader mv.
3.3.2. Der kan endvidere ske videregivelse af dine personoplysninger i
forbindelse med et potentielt køb og salg af Klinik for mindre husdyr på Ringe
Dyrehospital, herunder i forbindelse med den undersøgelses- og afklaringsproces
(due diligence-undersøgelse), der måtte blive gennemført forud for et eventuelt
salg mv.
3.4. Sletning af data
3.4.1. Databeskyttelseslovgivningen indeholder ikke specifikke regler
om, hvornår personoplysninger skal slettes i kundeforhold. Dette skal afgøres af
Klinik for mindre husdyr på Ringe Dyrehospital som dataansvarlig i den enkelte
situation. Ved vurderingen heraf skal der navnlig lægges vægt på, om en fortsat
opbevaring tjener et sagligt formål.
3.4.2. Hensynet til at kunne opbevare dokumentation for historikken i en
kundesag/kundejournal, herunder at Klinik for mindre husdyr på Ringe
Dyrehospital har mulighed for at se, hvilke skridt der tidligere er foretaget i
kundesagen/kunde-journalen, anses i praksis for et sagligt formål. De data,
Klinik for mindre husdyr bruger til at administrere dit kundeforhold, vil
derfor som udgangspunkt først blive slettet, tidligst 5 år efter kundeforholdet
er ophørt, idet det er lovpligtigt, at recepter opbevares i 5 år. Derudover
nødvendiggør Den Danske Dyrlægeforenings Etiske kodeks, at originale journaler,
røntgenbilleder og scanningsbilleder mv. tilhørende den dyrlæge, som har
foretaget optegnelserne/fotograferingerne, bør bevares i minimum 5 år.
3.4.3. Øvrige oplysninger om dig, som ikke er nødvendige at opbevare for at
administrere dit kundeforhold, vil blive slettet på det tidspunkt, hvor der
ikke længere er noget sagligt behov for fortsat opbevaring, eller hvis
lovgivningen i øvrigt pålægger os at slette disse oplysninger på et bestemt
tidspunkt.
4. Dine rettigheder
4.1 Oplysningspligt
4.1.1. Databeskyttelseslovgivningen giver dig forskellige rettigheder, når vi
behandler persondata om dig elektronisk. Og lovgivningen pålægger os visse
pligter – som fx at fortælle dig, at vi har indsamlet eller vil indsamle persondata
om dig.
4.1.2. Hvis vi i særlige tilfælde behandler andre persondata om dig eller
foretager en anden form for behandling end den, vi beskriver her i denne
skrivelse, vil Klinik for mindre husdyr på Ringe Dyrehospital informere dig
særskilt om dette.
4.2 Indsigt, berigtigelse mv.
4.2.1. Du har også ret til at få at vide, hvilke personoplysninger om dig
vi har samlet i forbindelse med dit kundeforhold, og du har ret til at få
indsigt i oplysningerne.
Du har ret til at bede om, at vi begrænser, retter eller sletter
personoplysninger, hvis du mener, at de fx er forkerte eller giver et forkert
indtryk.
4.2.2. Ingen lov hjemler som udgangspunkt journalpligt for en
dyrlægevirksomhed. Er en dyrlægevirksomhed medlem af Dyrlægevirksomhedernes
Arbejdsgiverforening under Den Danske Dyrlægeforening, skal dyrlægevirksomheden
efterleve foreningens Etiske kodeks, hvoraf følgende fremgår:
”Det anses for god etik, at dyrlægevirksomheden udfærdiger en journal, som kan benyttes i kvalitetssikringssammenhæng, og som kan benyttes af dyrlægen/dyrlægevirksomheden i offentlige og forsikringsmæssige forretninger.
At udlevere kopi af journal, røntgenbilleder, scanningsbilleder mv. til anden dyrlæge, når dyrlægevirksomheden i konkrete tilfælde anmodes herom.
At udlevere epikrise, røntgenbilleder, scanningsbilleder mv. til dyrets registrerede ejer, når dyrlægevirksomheden i konkrete tilfælde anmodes herom.
At undlade at udlevere kopi af journal, røntgenbilleder eller
scanningsbilleder mv. til lægmand, med mindre der er tale om dyrets ejer jf.
ovenstående. ”
4.2.3. I det omfang, du har givet dit samtykke til behandling af dine
persondata, har du altid mulighed for at tilbagekalde dette. Klinik for
mindre husdyr på Ringe Dyrehospital kan dog fortsat
behandle dine personoplysninger, hvis klinikken har et grundlag herfor.
4.3 Yderligere oplysninger
4.3.1 I det omfang, du har spørgsmål til ovenstående eller dine rettigheder
i henhold til databeskyttelseslovgivningen, har du altid mulighed for at
kontakte Klinik for mindre husdyr på Ringe Dyrehospital. Du kan læse mere om
databeskyttelseslovgivningen og dine rettigheder på Datatilsynets hjemmeside www.datatilsynet.dk
Datatilsynet er den myndighed, der i sidste ende kan vurdere, om dine persondata behandles lovligt – fx som led i en klagesag. Du har derfor altid mulighed for at indgive en klage til Datatilsynet.
¨